Teollisuusliiton intranetissä sisällöt ovat nyt etusijalla

Intranetin keskiössä ovat sisällöt. Niiden ollessa pirstaloituneena pitkin alustaa, on tiedon hankinta haastavaa. Modernia SharePoint Online-alustaa käyttäen loimme Teollisuusliitolle uuden intranetin, joka on mobiilioptimoitu, saavutettava ja koko organisaation laajuinen avoin viestintäkanava. Uudesta intranetistä käyttäjä löytää haluamansa tiedon helposti hyvän hakutoiminnon avulla. Modulaarisen sisältörakenteensa ansiosta intranet sopeutuu myös vuosien varrella nouseviin tarpeisiin. Knowit toimi Teollisuusliiton kumppanina koko matkan suunnittelusta toteutukseen, käyttöönoton tukeen ja julkaisun jälkeiseen yhteistyöhön.

Teollisuusliiton vanha intranet, Sorvi, oli alun perin rakennettu pelkästään Metalliliiton käyttöön. Teollisuusliiton laajentuessa intranetin sisältö ja rakenne eivät enää vastanneet nykyisiä tarpeita ja tekninen alustaratkaisukin oli jo elänyt parhaat vuotensa. Liitto huomasi tarvitsevansa entistä kattavamman ja koko organisaation laajuisen sisäisen viestinnän kanavan.  

Teollisuusliiton ja North Patrolin esiselvityksessä kävi ilmi, että tietoa etsitään paljon intranetistä, mutta myös sähköposti, kokoukset sekä henkilökohtaiset kontaktit ovat edelleen työntekijöille tärkeitä tiedonsaantikanavia. Vanhan intranetin suurimmat ongelmat kiteytyivät tiedon löydettävyyteen, sen ajantasaisuuteen ja intran mobiilikäyttöön. 

– Vanha intranet oli jämähtäneen näköinen. Kun Metalliliitto, Teollisuusalojen ammattiliitto ja Puuliitto yhdistyivät vuonna 2018, halusimme kaikille yhteisen viestintäkanavan, uudistuksessa Teollisuusliiton projektipäällikkönä toiminut kehitysasiantuntija Kirsi Törmänen alustaa.

– Sähköpostitulvasta halusimme myös eroon. Ohjaamme henkilökunnan intraan, josta löytyy uusin ja tuorein tieto.

– SharePoint Online -pilvipalvelu kehittyy jatkuvasti ja muutos vanhoihin SharePoint-versioihin on huomattava, Knowit Experiencen projektipäällikkö Matti Kosonen kertoo. SharePoint Onlinen moderni käyttöliittymä ja toimintalogiikka on käyttäjäystävällisempi klassisiin SharePoint-sivustoihin verrattuna. Tämä on hyvä tiedostaa, jos organisaatiolla on entuudestaan negatiivisia mielikuvia SharePoint-alustasta.

– SharePoint Online kuuluu M365-tuoteperheeseen ja mikäli M365 on jo käytössä, on SharePoint Online kustannustehokas alusta intranetille.
 
– Intranetissä keskeisintä ovat sisällöt ja niiden löydettävyys. Tämä saavutetaan luomalla looginen sisältörakenne ja hyödyntämällä hakutoimintoja. Suosittelemme, että intranetissä hyödynnetään mahdollisimman paljon Microsoftin tarjoamia valmistoimintoja ja M365-työkaluja. Mikäli toimintojen ja työkalujen kirjo tuntuu aluksi liian laajalta, kannattaa lähteä liikkeelle kevyesti ja laajentaa toimintojen käyttöä ajan kuluessa. Intranetin brändäys organisaation visuaalisen ilmeen ja kuvamaailman mukaiseksi tekee intranetistä uniikin. 

Vuosien saatossa intranetin sisältörakenne oli paisunut, mikä teki tiedon löytämisestä hankalaa. Käyttäjä ei voinut olla varma löytämänsä tiedon ajantasaisuudesta, sillä intranettiin oli jäänyt lojumaan vanhoja tiedostoja ja ohjeistuksistakin oli monia eri versioita. Intranet oli myös jäänyt jälkeen käyttäjiensä muuttuvista tarpeista ja tottumuksista; intranet ei taipunut tarvittavalla tavalla mobiilikäyttöön, ja mobiilioptimoinnista muodostuikin yksi uudistuksen tärkeimmistä tavoitteista. 

– Ennen intranet-uudistusta on hyvä ottaa huomioon käyttäjien toiveet. Teimme henkilöstökyselyn, joka vahvisti käsitystämme siitä, ettei vanha intranet ollut enää kenenkään etu, Törmänen kertoo.

– Tärkein havainto oli porukan sitoutuminen uudistukseen, ja jo alkuvaiheessa projektiryhmään valikoitui tietyt ihmiset. On tärkeää, että tällaisessa projektissa ryhmän jäsenet ovat aidosti kiinnostuneita siitä mitä tehdään. 

Esiselvityksessä huomattiin henkilökunnan tarve avoimempaan tiedonjakoon ja ajankohtaiseen sisältöön muun muassa Teollisuusliiton ydintekemisestä. Erityisesti henkilökunta kaipasi lisää tietoa yksiköiden välisestä työskentelystä, sekä helpompaa tapaa löytää kollegoiden asiantuntemusalueet ja yhteystiedot. 

Uudesta ja entistä sisältökeskeisemmästä intranetistä haluttiin ajantasainen ja kaikille avoin tiedonvälityskanava, josta löytyy vain sellainen tieto, mitä kaikki käyttäjät saavat kuluttaa. Uuden intranetin haluttiin myös toimivan ponnahduslautana muihin järjestelmiin, jotta kävijä varmasti löytää etsimänsä tiedon. 

Teollisuusliiton intranetistä haluttiin tehdä modulaarinen, eli sellainen alusta, joka on rakennettu teemakohtaisista sisältökokonaisuuksista, jotka eivät ole hierarkkisesti sidottuja toisiinsa. Uudistuksen myötä organisaatio itsessään haluttiin jätettäväksi taka-alalle.  Sisältörakenne ei siis pohjaudu organisaatiorakenteeseen vaan Teollisuusliiton tekemiseen ja ydintoimintaan. Jos intranettiä halutaan myöhemmin laajentaa, se onnistuu ilman laajaa uudistusta, kun sisältörakenne mukautuu mahdollisiin organisaatio- ja toiminnan muutoksiin.

Yksi tärkeistä uudistustavoitteista liittyi uutisointiin: uutisointia haluttiin laajentaa niin, että uutisia voidaan lisätä teemakohtaisesti. Kriteerinä oli, että uutisointioikeuksia voidaan antaa jokaiselle teemalle erikseen. Uutisten lisäksi haluttiin mahdollistaa teemakohtaiset pikainfo-tyyppiset ilmoitustaulut, joihin kuka tahansa voi omalla nimellä lisätä ilmoituksia matalalla kynnyksellä.

Suunnittelu ja vaatimusmäärittelyn tarkennusvaiheKnowit Experience ei toiminut pelkästään Teollisuusliiton teknisenä kumppanina, vaan suunnitteli myös intranetin ulkoasun ja värimaailman. Ulkoasun suunnittelussa sovellettiin Teollisuusliiton graafisen ilmeen ohjeistusta. 

Lopullinen vaatimusmäärittely muodostettiin Teollisuusliiton vaatimusmäärittelyn sekä Knowitin suositusten ja demon pohjalta. Tässä vaiheessa määritettiin myös intranetin viestinnälliset ja toiminalliset lopulliset tarpeet Teollisuusliiton tavoitteet huomioiden.

– Suunnitteluvaiheessa kiinnitimme huomiota visuaalisuuden lisäksi myös käytettävyyteen ja saavutettavuuteen. Varmistimme, että toteutus vastaa yleisiä ohjeistuksia, Kosonen kuvailee. 

Toteutusprojektin suunnitteluvaihe tehtiin kolmessa eri työpajassa ja viikkopalavereissa yhdessä Teollisuusliiton kanssa. Työpajat jaettiin tekniseen, ulkoasu- ja sisältö sekä arkkitehtuuri- ja tietoturva työpajoihin, joissa määriteltiin tavoitteet ja käyttäjätarpeet sekä päätettiin, miten eri sisältöä ja toiminnollisuuksia tuodaan esiin eri sivuilla. 

Viestintäkanavaksi intranettiin valikoitui teemakohtaiset Yammer-ryhmät, jotka toimivat keskustelun moottoreina. Ryhmät suunniteltiin sähköpostitulvan vähentämiseksi ja jokapäiväisen keskustelun aktivoinniksi Teollisuusliiton ajankohtaisista ja ydintekemiseen liittyvistä asioista.

Mobiilikäyttö oli Teollisuusliitolle tärkeä osa uutta intranettiä. Vanhaa intraa ei voitu käyttää mobiililaitteilla, mikä koettiin haastavana. Vaatimuksena uudelle alustalle oli, että käyttöliittymä on looginen ja sen elementit, kuten taulukot, toimivat ja skaalautuvat kaikissa selainleveyksissä. Lisäksi Intranetin sisällöstä haluttiin saavutettava kaikin puolin. Teollisuusliiton intranetissä käytetään graafisen ohjeistuksen mukaisia päävärejä, huomioiden myös saavutettavuus. Ikoneina käytetään Microsoftin tarjoamaa valikoimaa ja intrassa käytettävät kuvat on valinnut Teollisuusliiton viestintätiimi.

– SharePoint Online-ympäristö on teknisiltä lähtökohdiltaan rakennettu saavutettavaksi, mutta helppokäyttöisyys ja sisällön ymmärrettävyys tulee huomioida suunnittelun jokaisessa vaiheessa sisällönsyöttöön asti, Knowit Experiencen Senior Experience Designer Niko Vesalainen kertoo.

– Saavutettava intranet-ympäristö takaa kaikille työntekijöille yhdenvertaiset lähtökohdat työtehtävistä suoriutumiseen. On arvioitu, että yli miljoonalla suomalaisella on haasteita digipalveluiden käytössä. Lisäksi rajoitteet voivat olla myös ympäristötekijöistä johtuvia, tai tilanneriippuvaisia, kuten tilapäinen vamma tai stressi. Saavutettava suunnittelu parantaa meidän jokaisen käyttökokemusta.

– Esimerkiksi valittaessa käyttöliittymän elementtien, tekstin ja taustan värejä, tulee varmistaa riittävä kontrastin käyttö, jotta luettavuus säilyy. Ikoneita ja piktogrammeja suunniteltaessa tulee huomioida kuvien ymmärrettävyys ja vastaavuus tosielämään.

Saavutettavuuden ja mobiilikäytön lisäksi suunnittelu- ja määrittelyvaiheessa huomioitiin erityisesti myös tietoturvanäkökulma. Intranetissä ja koko M365-ympäristössä tietoturva-asioiden on oltava kunnossa, jotta ennaltaehkäistään mahdolliset tietovuodot ja muut turvallisuusongelmat. Osana prosessia järjestetyssä arkkitehtuuri- ja tietoturvatyöpajassa käytiin yhdessä tietoturvavastaavan kanssa läpi dataan ja sen suojaamiseen liittyvät asiat: Teollisuusliiton intranettiin ei esimerkiksi lisätä mitään sensitiivistä tietoa, kuten henkilöturvatunnuksia. 

Jotta uusi intranet, Luuppi, ja sen käyttö tuntuisi luontevalta on tärkeää, että myös toteutuksessa huomioidaan yhtenevä ilme, jonka käyttäjät tunnistavat olevan luonteva jatkumo Teollisuusliiton yleisilmettä. Tässä tapauksessa yhtenäinen ilme saavutettiin toteuttamalla moderni teema asiakkaan graafisen ilmeen mukaisesti. Teema otettiin käyttöön kaikilla intranetin sivustoilla, jolloin ulkoasu ja sisältökomponentit noudattavat visuaalisesti Teollisuusliiton DNA:ta. 

Knowit toteutti moderneihin sivustopohjiin perustuvan sisältörakenteen ja navigaation intranetiä varten hyödyntäen M365-alustan Communication sites -sivustoja sekä Hub sites –toimintoa.​ 

– Pyrimme hyödyntämään kaikissa toiminnoissa Microsoftin tarjoamia valmistoimintoja, jolloin minimoimme räätälöidyn koodin määrää. Näin takaamme parhaiten yhteensopivuuden ja ylläpidettävyyden Microsoftin kehittäessä jatkuvasti M365-alustaa, Kosonen kertoo. 

Vaikka valtaosa toteutuksesta perustui näihin valmistoimintoihin, sisältyy tyypillisesti moneen projektiin myös jonkin verran organisaation erityisistä tarpeista kumpuavia räätälöintitarpeita. Teollisuusliiton uudessa intranetissä tarvittavat räätälöidyt toiminnallisuudet toteutettiin erillisinä komponentteina, jotta mahdollisilla tulevilla alustamuutoksilla ei ole vaikutusta intranetin toimintaan. ​Esimerkkinä tällaisesta Knowitin toteuttamasta komponentista on Omat työkalut-valikko, joka otettiin käyttöön intranetin yläpalkissa. Omissa työkaluissa käyttäjät valitsevat ylläpitäjien ennalta määrittelemästä linkkivalikoimasta itselleen näytettävät työkalulinkit.

Koska käyttäjäkokemus on avainasemassa kaikissa projekteissamme, osana projektia Knowit koulutti Teollisuusliiton pääkäyttäjät ja sisällöntuottajat uuden intranetin hallintaan, jotta siirtyminen uuteen sujuisi mahdollisimman helposti. Heille järjestettiin yhteisen koulutuksen lisäksi myös erilliset koulutukset ennen sisällönsyötön aloitusta. Pääkäyttäjäkoulutuksessa käytiin tärkeimmät pääkäyttäjän rooliin liittyvät toiminnot läpi, jotta he saivat ymmärryksen intranetin tekniseen toimivuuteen ja valmiuden ylläpitoon, kun taas sisällöntuottajakoulutuksessa tutustuttiin intranetin sisällönhallintaan.

Sisällöntuotanto aloitettiin varhaisessa vaiheessa, jotta sisällönsyöttö voitiin aloittaa jo koulutusten yhteydessä. Knowit laati myös käyttöohjeet pääkäyttäjille ja sisällöntuottajille sisällönsyötön ja jatkuvan käytön tueksi.

– Sisällöt suunniteltiin uuden sisältörakenteen takia pitkälti kokonaan uusiksi. Toki myös jotain sisältöä siirrettiin vanhasta intranetistä uuteen ja tästä on esimerkkinä henkilöstöasiat, Törmänen kertoo.

– Sisällönsyöttö hoitui sulavasti. Jokaisesta yksiköstämme rekrytoitiin sisältötalkoisiin päähenkilön lisäksi myös varahenkilö, jolloin editoreita oli yhteensä noin 70. 

Ennen sisällönsyöttöä, Knowit toteutti käyttäjäkokemus (UX) ja käyttöliittymä (UI) testauksen. Intranet testattiin toimivaksi työaseman selaimella ja mobiililaitteilla. Teollisuusliitto toteutti hyväksymistestauksen sisällönsyötön loppuvaiheessa. 

– Olen todella tyytyväinen Knowitin järjestämiin työpajoihin ja koulutuksiin. Ohjeeseen on kiva palata, kun se on niin selkeä, Törmänen iloitsee. 

Kiitosta tuli myös Knowitin järjestämistä selkeistä sisällönsyöttökoulutuksista. 

– Järjestimme sisäisiä infotilaisuuksia projektin aikana, jotta lanseerauksen jälkeen uuden intranetin käyttöönotto olisi mahdollisimman vaivatonta, Törmänen kertoo. Yksiköiden tukihenkilöt ja sisältöeditorit pidettiin ajan tasalla koko projektin ajan.

Lopputuloksena syntyi asetettujen tavoitteiden mukainen eli mobiilioptimoitu, sisältökeskeinen ja kaikille avoin intranet. Organisaatiorakenteen eläessä uusi intranet on myös helposti muokattavissa modulaarisen rakenteen ansiosta.  

– Kun aamulla kirjautuu työkoneelle, uusi intranet avautuu oletusselaimeksi. On kiva aloittaa työt, kun intranet on organisaationsa näköinen ja henkilöstö kokee sen omakseen, Törmänen kertoo.

– Hyvä intranet ei ole välttämätön paha, vaan sieltä löytyy oleellinen tieto helposti ja vaivattomasti niin, että sitä on myös kiva käyttää. 

Intranetin sisällöt eivät ole enää pirstaloituneena pitkin alustaa, vaan intranet on rakennettu teemakohtaisista sisältökokonaisuuksista, jotta käyttäjälle oleellinen tieto löytyy mahdollisimman helposti, riippumatta siitä käyttääkö intranettiä koneella vai mobiilissa. 

– Henkilöstö on antanut paljon positiivista palautetta uuden intranetin ulkoasusta ja mobiilin toimivuudesta, Törmänen iloitsee. 

Laajassa organisaatiossa oikean henkilön löytäminen ei aina ole helppoa. Uusi intranet helpottaa teollisuusliittolaisten arkea myös tässä mielessä: tapa löytää kollegoiden asiantuntemusalueet ja yhteystiedot on tehty vaivattomaksi, ja hakutoiminto on helppokäyttöinen. 

– Intranetissä on käytössä SharePoint Onlinen modernit hakutoiminnot ja käyttöliittymä, joka hyödyntää Microsoft Search –alustaa. Sivujen metatiedoilla parannetaan sivujen löydettävyyttä haussa ja niitä hyödynnetään hakupohjaisissa nostoissa, Kosonen kertoo.

Knowit toimi Teollisuusliiton tukena ennen intranetin käyttöönottoa, sen aikana ja jälkeen muun muassa julkaisun toimenpiteisiin liittyvissä kysymyksissä. Intranet julkaistiin vuoden 2021 toukokuussa. Yhteistyö Teollisuusliiton kanssa jatkuu myös projektin jälkeen ja hyvän yhteistyön seurauksena solmittiin ylläpitosopimus.

– Analytiikkaa emme ole vielä ehtineet seurata, koska uusi intranet on vasta julkaistu. Syksymmällä alamme käydä läpi mahdollisia palautteita ja kehitysehdotuksia, sekä seuraamme mitä tietoa henkilökunta hakee eniten. Tällä hetkellä palautetta ei ole tullut juuri ollenkaan, mikä on hyvä merkki. Se tarkoittaa, että alusta on toiminut hyvin, Törmänen kertoo.

– Knowitin tiimiltä sai aina vastauksen nopeasti ja kaikkeen reagoitiin aikataulussa. On tärkeää, että yhteistyökumppanin kanssa työskentely on sujuvaa, juttelu on avointa ja että ollaan samalla aaltopituudella. Tekemisen on myös oltava jäntevää ja ammattimaista.

– Suosittelen Knowit Experienceä ehdottomasti yhteistyökumppaniksi.