Tammer Brands sai analytiikasta läpinäkyvyyttä ja tehokkuutta

Kun Ilari Kosonen pari vuotta sitten aloitti Tammer Brandsin CFO:na, hallituksen ja omistajien toiveet olivat selkeitä: dataan haluttiin lisää läpinäkyvyyttä.

"Aiemmin oli mahdollista katsoa vain yhtä näkökulmaa kerrallaan, tarkastella joko brändejä tai tuoteryhmiä, mutta dataa ei pystynyt tutkimaan kattavasti minkä tahansa dimension suhteessa. Olemme bränditalo, joka elää tuotteistaan, joten dataa täytyy ymmärtää tarkasti. Totesimme, että vanhanaikaisen raportointijärjestelmän kanssa ei kannattanut jatkaa. Arvioimme vaihtoehtoja ja Tableau oli teknologisesti selkeä valinta minkä myötä päädyimme konsulttikumppanissa nykyiseen Knowitiin", Ilari Kosonen kertoo.

Aiemmin dataa oli useissa paikoissa, se piti hakea osin manuaalisesti ja yhdistellä Excel-taulukoissa. Oli selvää, että itselle ei haluttu uusia ohjelmia ylläpidettäväksi, vaan ratkaisussa haluttiin pysyä kustannustehokkaissa ja helpoissa SaaS-pilvipalveluissa.

Projekti aloitettiin keräämällä ERP:n, tuotetietojärjestelmän ja myymälän kassajärjestelmän dataa Snowflaken päälle rakennettuun tietovarastoon. Mukaan otettiin myös dbt, joka tuo läpinäkyvyyttä lähdedatan muunnosvaiheeseen ja auttaa tarvittaessa jäljittämään datapolkua ja hallitsemaan datamallin versioita. Kun datamallit on kuvattu ja dokumentoitu dbt:ssä ja sen logiikat ovat näkyvillä versiohallinnassa, on uusienkin henkilöiden helpompi tulla mukaan datatekemiseen. Analytiikan visualisoinnin välineeksi oli valittu Tableau, jossa viehätti helppokäyttöisyys myös vähemmän teknisille käyttäjille. Lisäksi on käytetty Alteryxiä joihinkin erityistapauksiin, kuten vaatimustenmukaisuustodistusten luonnin automatisointiin.

Projekti aloitettiin myynnin datasta ja analytiikasta. Tammer Brands myy sekä yritysasiakkaille että omassa vähittäismyymälässään, josta aiemmin oli saatu hyvin rajoitetusti dataa. Pian mukaan otettiin talouden, varaston ja logistiikan sekä hankinnan dataa.

"Dataa oli toki aiemminkin saatavilla, mutta sen kaivaminen oli sen verran vaivalloista, ettei kaikkien työntekijäryhmien tullut sitä käytettyä. Yhden jutun sai sieltä ja toisen täältä. Nyt dataa pystyy katsomaan lähes joka suunnasta yhdestä paikasta ja koska saatavuus on parantunut niin merkittävästi, sitä myös käytetään aiempaa laajemmin", Kosonen kertoo.

Nykyisin varastolla voidaan esimerkiksi helposti tarkistaa, mitä ostotilauksia on sisällä, milloin ne saapuvat ja miltä toimittajilta, mikä varaston arvo on, ja mitä brändejä tai tuotteita siellä on ja mihin sesonkiin ne kuuluvat. Varastopaikkojen käyttöä voidaan myös optimoida sen mukaan, kuinka helposti saatavilla mitäkin tavaraa kannattaa säilyttää. Tavarantoimitukseen liittyvässä näkymässä näkee kerralla, mitä tavaraa on tulossa sisään ja mitä pitäisi lähteä, mikä säästää työaikaa ja auttaa työn suunnittelussa. Hankinta puolestaan seuraa asioita vahvasti tuotenäkökulmalla, tarkastellen tuoteryhmien ja brändien kasvua ja myyntikatetta.

Tableau-analytiikka on paitsi parantanut läpinäkyvyyttä ja päätöksentekoa, myös notkistanut omia prosesseja. Aiemmin henkilötyövoimin tehtyjen raporttiajojen automatisointi säästää työaikaa, ja data on nyt myöskin aina määrämuotoista. Vähitellen perusdatan seuraamisesta on päästy astumaan vähän analyyttisempään suunnitteluun.

Tammer Brandsin hallitus ja omistajat ovat olleet erittäin tyytyväisiä saamaansa läpinäkyvyyteen. Myös operatiivisessa johdossa on innostuttu datan hyödyntämisestä, vaikka muutos tutuista taulukoista on ollut melkoinen. Johto katsoo nykyisin tunnuslukuja Tableausta, jossa yhdessä paikassa näkee laajasti tietoa eri kulmilta. Se mahdollistaa tiukkoihinkin kysymyksiin vastaamisen välittömästi.

"Kun jokin uusi kokonaisuus on saatu valmiiksi, olen pitänyt kyseiselle ryhmälle esittelytilaisuuden ja neuvonut käytössä. Tableau on onneksi helppo käyttää. Se olisi parhaimmillaan analyysien pyörittelyssä, mutta olemme hieman tasapainoilleet, kuinka moderniksi haluamme analytiikkaa viedä. Työntekijöiltä on tullut toiveena, että raportit olisi tarjolla suhteellisen valmiiksi pureskeltuna niin, että muutamaa tekijää voi vaihtaa", Kosonen kertoo.

Knowit valikoitui kumppaniksi alunperin Tableau-osaamisen takia, ja laajentuneeseen yhteistyöhön on oltu erittäin tyytyväisiä. Hyväksi käytännöksi on vakiintunut jokaviikkoiset läpikäynnit Tammer Brandsin CFO:n ja business controllerin sekä Knowitin asiantuntijoiden kesken, jotka pitävät tarpeen mukaan myös suoraan yhteyttä Tammer Brandsin eri alueiden asiantuntijoihin.

Kun joku isompi toimialuekohtainen kehitys on käynnissä, pidetään siitä erillistä kehityspalaveria noin kerran kuussa.

"Näin olemme pysyneet hyvin momentumin päällä, ja koko ajan on jotain työstettävää. Knowitilta löytyy osaamista niin fronttiin kuin datan hoitamiseen taustalla. Mitä vain olemme keksineet pyytää, kaikki on saatu rakennettua", Kosonen kiittelee.

Nyt kun kriittisimmät toteutukset on tehty ja data on hyvässä järjestyksessä, voidaan keskittyä analytiikan laajentamiseen ja syventämiseen. Nälkä on kasvanut syödessä myös työntekijöillä, ja laajennustoiveita tulee enemmän kuin mitä ehditään toteuttaa. Analytiikan tekemiseen suhtaudutaan viisaasti yhdessä kuljettavana prosessina, ei projektina. Pohjatyö sekä datan keräämisen että mallintamisen osalta on tehty sillä ajatuksella, että Tammer Brandsille on jatkossa mahdollista edistää mm. omatoimisen analytiikan ja edistyneen analytiikan hyödyntämiseen liittyviä jatkokehitystoiveita myös oman henkilökunnan voimin.

Kuvat: Tammer Brands Oy